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【王 森 經天地律所】律師事務所管理表格的設計

律師事務所管理表格的設計 甘肅經天地律師事務所主任 王森

前  言

  在律師事務所的管理實踐中普遍存在著規章制度落實不到位的問題。針對這個問題,一套設計全面的表格提供了一種較好的解決方案。通過將律師事務所的日常管理流程與表格聯系起來的方法,能使律師事務所的日常管理和規章制度得到較好的落實,並在這個過程中切實控制律師事務所的執業風險和業務質量。

正  文

一、問題的提出
  在談表格的設計前,我們應該先明確律師事務所存在的規章制度落實不到位的問題是怎樣産生的。只有明確了這個問題産生的原因,才能使表格的設計具有針對性,才能使其發揮應有的作用。
  現在的律師事務所規章制度都有,但切實執行的不多,規章制度流于形式,成爲應付行業主管部門檢查和裝點門面的工具。之所以形成這樣的局面,據我分析,是與律師行業現階段存在的兩個問題是分不開的:
(一)律師事務所日常管理的問題
  根據《中華人民共和國律師法》和中華全國律師協會《律師事務所內部管理規則》等法律、法規和行業規範的規定,律師事務所應該建立、完善並切實執行業務管理制度。但是,在律師事務所日常管理中,幾乎是有章不循,甚至無章可循,日常管理中的靈活性管理幾乎成爲常態。但是,靈活性管理帶來的問題就是業務風險和業務質量控制完全成爲律師個人的問題,律師事務所對風險和業務質量的控制缺乏信息的支持,可能被動承受由于律師辦理業務過程中的隨意性所帶來的風險。
(二)律師自身的問題
  現在的大部分執業律師錯誤地認爲律師這個職業是自由職業,律師事務所對自己的執業過程無需過問,再加上現階段還存在的生存問題,大部分執業律師都不太重視執業過程中存在的風險。同時,由于缺乏業務質量規範和外部的有效監督管理機制,業務質量也無從考核和監督。
由于上述兩個問題的存在,導致了在現在的日常管理過程中規章制度得不到落實,風險和業務質量控制根本就無從談起。
二、問題解決的思路
  明確了問題産生的原因,我們現在來談問題的具體表現形式。律師事務所的風險主要來自于執業律師在收案、案件處理過程中的不當行爲、律師事務所不當對外開具函件和經執業律師收集的相關信息不實或不注意具體細節性問題等三個方面。
(一)針對執業律師在收案、案件處理過程中的錯誤行爲,各律師事務所雖有各自的案件審查制度,但由于案件信息主要掌握在執業律師手中,幾乎使案件審查制度流于形式。但是,一個設計全面的表格就可以解決這個問題。根據案件審查需要的信息和各個律師事務所的案件審查制度的具體規定,可以在表格中強行規定案件在受理之前和案件處理過程中執業律師應該向律師事務所即時提供必要的案件信息,以便律師事務所判斷是否能夠接受案件和監督案件的處理過程。
(二)針對律師事務所不當對外開具函件的問題,雖然各律師事務所都在盡量避免發生這樣的事情,但是在現有的管理模式下,想完全避免發生這樣的問題是不可能的。因爲在現有的管理模式下,各律師事務所對外開具函件時可能不能具體到各個環節,其主要原因是律師與律師事務所存在信息不對稱的問題,案件處理的信息都掌握在各個具體辦案律師手中,律師事務所也無法把握案件辦理的具體進程。這樣就爲一些想違規執業的律師提供了制度上的漏洞,使其能夠拿到律師事務所開具的正規函件,爲其違規執業提供了合法的外衣。
(三)針對執業律師在執業過程中收集的相關信息不實或注意具體細節的問題。人爲收集的信息可能存在與事件真實不相符合的情況,但是有關事件真實的關鍵幾點是必須把握的,也是可以把握的。針對不同事件的特點,各個律師事務所可以根據自身的特點和要求列出關鍵的幾點細化到相關表格中,從而使律師事務所對案件事實有一個整體的把握,避免不掌握案件事實帶來的風險。
針對上述三個問題,現在提出表格的設計思路:
一、根據律師事務所風險控制和業務質量管理的特點和要求,建立以事務爲中心的風險和質量控制體系。
  以事務爲中心的優點在于能夠控制律師事務所最大的風險來源,並在實現控制風險的同時進行業務質量的控制與監督。
二、表格的設計應該反映律師事務所風險控制和業務質量控制過程中的重要的較全面的信息。
  風險的控制,就在于以一個相對明確的標准衡量和約束執業律師的執業行爲,既有重點又較全面反映事務處理信息,明確事務處理過程中的責任人。

三、表格的設計除了應該依存于與其直接相關的管理制度外,還應該與律師事務所其他制度相聯系。管理表格不是獨立存在的,其首先依存于律師事務所的具體管理制度,是管理制度的具體化。但同時要考慮到制度之間的關聯性。所以,在針對一個具體制度進行表格設計的同時也應該體現律師事務所其它相關管理制度的重要信息。這樣,就有可能避免表格體系複雜化的問題。


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